Zatrudnienie pierwszego pracownika to ważny krok w rozwoju Twojej firmy – i jednocześnie spore wyzwanie pod względem formalności. Wielu przedsiębiorców nie wie, od czego zacząć, jakie dokumenty przygotować i do jakich urzędów się zgłosić. A błędy mogą kosztować czas, nerwy i pieniądze.
Dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie krótką i czytelną listę obowiązków, które musisz spełnić jako nowy pracodawca.
✅ 1. Zgłoszenie firmy jako płatnika składek do ZUS
Jeśli dotychczas nie zatrudniałeś nikogo, musisz zarejestrować się jako płatnik składek w ZUS. Składasz w tym celu formularz ZUS ZFA – najlepiej przez PUE ZUS lub z pomocą księgowości.
✅ 2. Zgłoszenie pracownika do ZUS
Nowego pracownika należy zgłosić w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia pracy. W tym celu składasz formularz ZUS ZUA(pełne składki) lub ZUS ZZA (tylko zdrowotne, np. przy umowie zlecenie).
✅ 3. Założenie akt osobowych pracownika
Obowiązkowo należy założyć i prowadzić akta osobowe – podzielone na części A, B, C (i D, jeśli dotyczy). Znajdują się tam m.in. umowa o pracę, badania lekarskie, szkolenia BHP, świadectwa itp.
✅ 4. Badania lekarskie i szkolenie BHP
Zanim pracownik rozpocznie pracę, musi:
- przejść badania wstępne (na koszt pracodawcy),
- odbyć szkolenie wstępne BHP.
✅ 5. Zgłoszenie do urzędu skarbowego (opcjonalnie)
Jeśli zatrudniasz pracownika spoza Polski lub zgłaszasz nową formę rozliczenia, może być wymagane zgłoszenie do US. W przypadku rezydentów podatkowych Polski – ten krok często nie jest wymagany osobno.
✅ 6. Umowa i zgłoszenie do PPK
Umowę o pracę lub zlecenie należy zawrzeć na piśmie przed rozpoczęciem pracy. Dodatkowo, jeśli Twoja firma podlega pod obowiązki PPK (Pracownicze Plany Kapitałowe), musisz zapisać pracownika do programu lub udokumentować jego rezygnację.
Brzmi skomplikowanie? Zostaw to nam!
Jeśli zatrudniasz pierwszego pracownika – nie musisz robić tego sam. Nasze biuro rachunkowe zapewnia pełne wsparcie w zakresie:
✅ zgłoszeń do ZUS,
✅ przygotowania i przechowywania dokumentacji kadrowej,
✅ rozliczania wynagrodzeń,
✅ kontaktu z urzędami,
✅ prowadzenia listy płac, deklaracji i raportów.